文档表格 版本差异何在

软件先锋 2016-01-01 14:12网络整理点击: 标签:

在办公过程中,对文档或表格的修改是司空见惯的事。那么,一份文档做了内容改动,如何知道差异在哪里?一份表格改动部分数据,如何知道哪些有所变动?不要说审阅和修订功能,因为不是所有人都会用这些功能来标注的,万一没用这些功能,你又如何识别两份文档的差异呢?由于目前使用WPS的人数越来越多,且其对微软文档兼容,因此我们主要以WPS文档和表格内容比较来具体说明。

1. 文档比较 不管何种类型

写完一份文案后交给了领导,领导告诉你发现的问题很多,他帮你改了,但面对成千上万字的文档,如何找到那些被修改过的内容?毕业论文交到导师那里,老师说帮你修改了一些地方,你又如何知道老师修改了哪些地方?

首先,到金山网站或正规软件网站免费下载安装最新版的WPS办公套件,安装之后运行“WPS文字”组件,启动任何一个文档编辑窗口或开启空白文档编辑窗口。

准备好你的原稿和修改之后的稿件文档。接下来点击WPS文字“审阅”选项卡菜单,移动到工具栏的右部,找到“比较”工具按钮并点击,启动“比较文档”对话框。在“原文档”和“修订的文档”文本框中,分别用后边的黄色文件夹按钮指定要比较的两个文档。为明确修订者,可以在“修订者显示为”文本框中明确标示修订者的姓名或昵称(如本例中的“爱猫之优”),点击“确定”按钮开始文档的比较(图1)。

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经过快速比较之后,会默认开启一个新的文档,在此新文档中会以标红的方式显示文档被修改之处(图2)。

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如果希望在原文档中或者修订后的文档中直接显示修改所在的每个位置,可通过设置比较选项来变更。具体方法是:点击图1左下角的“更多”按钮,展开对话框选项,然后通过“显示修订”分组下选择“修订的显示位置”为“原文档”或“修订后文档”即可(图3)。然后按“确定”进行比较,这样比较结果就不会开启新文档,而是直接标注在原文档或修订后的文档旁了。

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小技巧:

如果你的文档不是用WPS编辑而成,而是使用了微软Word或记事本等工具,那也没关系,WPS可以和这些格式实现高度兼容,直接可以打开这些类别的文档;如果你使用的是一种比较另类的编辑工具,WPS不能识别这种格式,你所用的编辑软件一般也总有另存为文本文件或一种通用的文档格式的命令,只需将其保存为WPS可以识别的任一种兼容格式,然后用WPS来比较就可以了。

2. 表格比较 迂回也有可能

除了要比较文档外,日常生活或工作中,我们还常常会涉及到各种表格的修改。产品数据、资金计划、人员情况等表格往往会涉及到许多数据,而表格数据的修改更不能有半点马虎。如果一张表格经过两个人之手编辑,那么修改过的内容如何才能快速显示出来呢?

文档比较是WPS文字的一项体贴功能,但在“WPS表格”软件的“审阅”菜单下却无法找到这样的“比较”功能,其他地方也没有这样的现成功能。如果我们要比较两张表格的内容,可以用一种“迂回”的战术来完成任务。

这里有一张家电产品的产量表,名称为“家电产量表1”(图4),在此表的基础上还有一张经过其他人编辑后的表格“家电产量表2”。我们希望实现对这两张表格数据的比较。

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首先开启WPS文字软件,点击文档标签栏上面的加号按钮,开启两个空白文档,如“文档3”和“文档4”。注意,这里要先保存一下这两个文档,让其在磁盘上形成两个文件“文档3”和“文档4”,否则在比较时无法调用。

用“WPS表格”软件打开表格原文档“家电产量表1”,全选表格内容并复制。然后切换到WPS文字窗口,将选择的内容粘贴到“文档3”窗口中。同样,将“家电产量表2”表格内容复制到WPS“文档4”窗口中(图5)。然后再次执行保存两个文档的命令,让文档存盘。

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在WPS文字窗口中切换到“审阅”选项卡,点击工具栏上的“比较”按钮,在弹出的比较文档对话框中,通过下拉菜单就可以选择原文档为“文档3”,修订的文档为“文档4”,然后在“更多”选项中选择修订的显示位置为“原文档”。选好之后点击“确定”按钮进行比较(图6)。

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随后,我们会看到,在含有原始表格数据的“文档3”文件中,显示出数据有出入并经过修订者“老伙计”修改的3处内容。修改后的内容显示在表格亮起的单元格中,而原来的内容在右侧蓝色用户名下方(图7)。

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延伸阅读:

在Word 2013中,要比较两个文档的不同,可先将两个文档打开,然后通过“视图→并排查看”命令打开并排查看比较。这时,当用鼠标拖动其中一个窗口的滚动条时,另一个窗口会随着同步滚动,这样你就可以比较两个文档的不同了。此外,也可以通过类似于WPS的“审阅→比较”命令进行对比。更进一步,还可以通过“合并”功能,将多位修订者的修改结果合并到一个文档中。