数百员工文件 快速一次生成

软件先锋 2015-12-29 11:11网络整理点击: 标签:

用一个模版文件快速生成以全公司600多人的名字命名的个性化文件,如何才能办到?

为了快速完成一项工作,公司开展全员合作,需要每位员工填写一份相同格式的表格。办公室的小王要由一份空表“个人工作任务.DOC”,在公司的公用服务器上生成与此内容相同,但以全公司600个人的名字命名的文件,如“张三.DOC”、“李四.DOC”……以便让员工们不用拷贝和改名直接在服务器上填写各自的工作内容。

完成这样的一个成批文件生成任务,在资源管理器中用手动分别复制和改名的办法显然效率太低。最后,小王借助公司原有的人员记录清单,在文字处理软件的帮助下,很快就完成了全公司人员的文件建立。

拿来员工姓名列表

建立一个TXT文本文件,如“员工列表.TXT”。从公司花名册数据文件中复制全公司员工的姓名到该TXT文件中。

将员工名独立成行

小王发现,拷入TXT文本文件中的员工姓名不是独立成行的,姓名之间存在一个半角空格,这不利于下面的批处理,需要将人员名字独立成行显示。

用EmEditor成批替换的方法,可以很方便地将每个员工的姓名排成独立的一行。具体方法是,用EmEditor打开“员工列表.TXT”,按快捷键组合Ctrl+H,在“查找”文本框中输入半角空格,在“替换为”文本框中输入两个半角字符\n的组合,然后按动“全部替换”按钮完成员工姓名的分行处理(图1)。

201203asw-文件生成1

批量生成复制命令

我们的任务是从“个人工作任务.DOC”生成全公司员工的独立DOC文件,我们希望这项工作由电脑来自动完成,因此,构造自动拷贝文件的命令序列是我们要做的工作。

现在,我们已经拥有了独立成行的员工名列表,只要在每个名字的基础上添加如下格式的文件拷贝命令,即可实现文件的自动生成:

COPY 个人工作任务.DOC 张三.DOC

COPY 个人工作任务.DOC 李四.DOC

…… ……

这项工作我们也是在EmEditor中由替换操作来完成。具体方法是,用EmEditor打开“员工列表.TXT”,按Ctrl+H进入替换窗口,在“查找”文本框中输入\n两个半角字符,在“替换为”文本框中输入“\nCOPY 个人工作任务.DOC ”(注意“个人”之前和DOC之后均有一个半角空格),然后按动“全部替换”按钮进行替换,再对第一行命令进行一下手动复制处理,完成员工姓名的分行处理(图2)。

201203asw-文件生成2

实现成批文件生成

完成如上操作之后,将然后将“员工列表.TXT”和“个人工作任务.DOC”两个文件放置在服务器同一工作目录中。将“员工列表.TXT”文件的扩展名改为BAT,双击运行这个批处理文件,即可生成全公司人员的独立工作文件。

小提示:以上介绍的批处理方法对操作大量文件或文件夹时会有很高的效率,人员越多,文件越多,效率相对来说就越高。以上案例只是抛砖引玉,其实这个案例中的思路适用于任何由一个模版生成大量不同名文件的场合。此外,读者朋友们还可以借鉴此法结合Windows内部的DOS命令,在日常文件操作中多多发挥,灵活实现文件的处理和管理。